Verpflegungsmehraufwand

Unter einem Verpflegungsaufwand werden zusätzliche Aufwendungen, welche eine Person aufwenden muss, wenn diese Person von Berufswegen sich nicht an der ersten Tätigkeitsstätte (also im Regelfall der normale Arbeitsplatz) und außerhalb der eigenen Wohnung aufhält und deshalb dort nicht so günstig, wie dies daheim sein könnte, verpflegen kann.

Dabei kann dann dieser beruflich bedingte Mehraufwand entweder als eine Betriebsausgabe (gesetzliche Grundlage hierfür ist EStG § 4, Abs. 5 Satz 1 Nr. 5) oder als Werbungskosten (gesetzliche Grundlage hierfür ist EStG §9 Absatz 4a) absetzen. Dazu zählen Kosten für die Übernachtung sowie andere Aufwendungen, die anlässlich einer Dienstreise anfallen. Hier spricht man von Reisekosten.

Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand

Dieser Verpflegungsmehraufwand muss geschäftlich oder beruflich veranlasst sein, damit dieser steuerlich absetzbar ist. Da eine individuelle Ermittlung sehr aufwendig wäre, werden hier Pauschbeträge/Pauschalbeträge (hier wird in der Fachsprache auch von einem Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand, von einer Verpflegungspauschale oder von einem Verpflegungspauschbetrag gesprochen) vorgegeben.

Diese sind von dem Reiseland und der Reisedauer abhängig und nur diese Pauschbeträge dürfen hier angesetzt werden, auch wenn die effektiven Kosten nachweisbar höher sein. Sollte es sich um umsatzsteuerpflichtige Unternehmen handeln, so können hier über die Vorsteuer die tatsächlich anfallenden Kosten geltend gemacht werden.

Die Pauschbeträge für Dienstreisen im Inland

Seit dem 1. Januar 2020 gibt es hier festgesetzte Verpflegungspauschalen, die von der Länge der Dienstreise abhängen und, ob sie über einen Tag oder über mehrere Tage durchgeführt werden.

Bei eintägigen Dienstreisen bei einer Dauer von maximal 8 Stunden wird 0 Euro vergütet. Bei eintägigen Dienstreisen von mehr als 8 Stunden beträgt die Vergütung 14 Euro.

Bei mehrtätigen Dienstriesen mit An- und Abreisetag (unabhängig von der Dauer der Dienstreise) erfolgt eine Vergütung von 14 Euro je Tag. Bei mehrtätigen Dienstreisen mit Zwischentagen beträgt die Vergütung 28 Euro je Tag.

Dabei ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und dem regelmäßigen Arbeitsplatz (seit 2013 die erste Tätigkeitsstätte) für die Berechnung maßgebend. Wenn jemand an einem Kalendertag mehr als 1 Dienstreise durchführt, können dann die jeweiligen Zeiten der Abwesenheit an diesem Kalendertag von diesen Dienstreisen zusammengefasst werden.

Wenn beim Arbeitnehmer eine Einsatzwechseltätigkeit (Vorhandensein von keinem bestimmten Arbeitsplatz) vorliegt, ist die Dauer der Abwesenheit von dem Wohnungsort (also der Wohnung) maßgebend.

Wenn dann ein Vollzeit-Einsatz an einem bestimmten Ort von mehr als 3 Monaten vorliegt, ist dann für diesen Zeitraum die Einsatzwechseltätigkeit nicht mehr vorhanden.

Wenn eine Tätigkeit es nach 16.00 Uhr anfängt und das Ende vor 8.00 Uhr am nächsten Kalendertaq ohne eine Übernachtung durchgeführt wurde, , wird die gesamte Abwesenheitszeit dem jeweiligen Kalendertag zugerechnet, bei dem diese Abwesenheit angefallen ist.

Die Pauschbeträge für Dienstreisen im Ausland

Wenn eine Dienstreise ins Ausland erfolgt, so haben die vom Zielland abhängigen Pauschalbeträge Gültigkeit. Wenn diese Dienstreise in nicht vorgegebene Länder führt, so müssen dort dann die Pauschbeträge für das Land Luxemburg angesetzt werden.

Sollte es sich um ein Übersee- oder Außengebiet handeln, so ist hier der für das Mutterland gültige Pauschbetrag maßgebend.

Wenn ein Land durchreist wird, gilt hier dann der Pauschbetrag von dem Ort, den dann die steuerpflichtige Person vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Wenn es sich um mehrtätige Reisen ins Ausland handelt, gilt für den Abreisetag in das ausländische Gebiet der inländische Pauschbetrag.

Wenn es bei einer Reise ins Ausland nur um einen Tag handelt und es sich um den Rückreisetag aus dem Ausland bei mehrtägigen Reisen in das Inland handelt, so muss hier der Pauschbetrag zugrunde gelegt werden, der am letzten Tätigkeitsort im Ausland zugrunde gelegt wird.

Ersatz durch den Arbeitgeber

Bekommt der Arbeitnehmer die Verpflegungskosten durch den jeweiligen Arbeitgeber vergütet, sind diese Beträge bis zur Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalbeträge steuerfrei. Wenn es vom Arbeitgeber oder extern (also von einer Art dritten Stelle) ein Essen gibt und der Arbeitnehmer ebenfalls eine Verpflegungspauschale erhält, so ist diese Pauschale zu kürzen. Dabei beträgt die Kürzung 20 Prozent für ein Frühstück und 40 Prozent für ein Abend- oder Mittagessen. Als Basis wird hier bei einer 24stündigen Abwesenheit der dafür geltende Pauschalbetrag zugrunde gelegt.

Hierzu ein Beispiel:

Wenn ein Arbeitnehmer in Deutschland sich auf einer Dienstreise befindet und dessen Frühstück wird vom Arbeitgeber bezahlt (als Beispiel im Zusammenhang mit einer Hotelübernachtung mit Frühstück), erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale um 20 Prozent (also 20 Prozent von 28 Euro